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表达想法句式:“我希望……,我不希望……”,这样的句子可以明确地说出真实的观点。

职场中必备的“靠谱”技能

e)只有清晰表达了自己需求或所遇到的问题,对方完全捕捉到信息后才有可能进行All-in处理。

结构化的思考与表达涉及到工作生活的方方面面,其核心理念来自于经典书籍《金字塔原理》,本书讲的是,在总结与表达的时候,一个人所有的观点与给出的例子之间必须构成严谨的逻辑体系,序言、中心思想、观点、实例,它们组合起来就像一棵向下生长的树,纵向结构上每一组的观点必须是其下一层次观点的概括,横向结构上,每组中的各个观点或不重叠,且有一定的逻辑顺序。横向纵向所有内容组合起来的形状像一座金字塔,这种思考表达方法被称为金字塔原理。

当面交谈优先原则:直接和当事人交流,不要间接问,每个人的理解能力不同,多级传递会导致信息失真

一、关于沟通

身在职场每天都要面对和同事和领导之间的沟通,沟通不畅都会导致工作难以顺利开展。比如领导交办的事,你努力的做出了方案呈上去,结果根本不是领导想要的,你一开始就没有搞懂领导的意图。又或者大家开会讨论一个项目,每个人自说自话,观点不一,会开了三四个小时,大家疲惫不堪,然而还是没什么头绪,理不出一个解决方案。

所有这些都是在因为大家在沟通方法上存在问题,而作者提出了一些实用有效的工作技巧。比如:

1、职场沟通中说明问题要观点清晰,简明扼要,要遵循“PREP”原则,也就是先讲结论(point),再说明原因(reason),再举例子论证(exmple),最后再重申观点(point)。

2、部门内部沟通不要拐弯抹角,不要争论无关紧要的事,要讲重点。

3、分析问题要用事实和数据说话,变成清晰的“证据”,而不是凭感觉得出结论。这样的结论才是能令人信服和有说服力的,也是新人能够在职场中站住脚的唯一武器。

4、沟通要讲求“低语境原则”。要用对方能听得懂的语言和表达习惯来传递信息,通过观察别人的动作揣摩对方的理解程度,确保对方能够真正听懂你的信息,而不是一头雾水或者一知半解。

5、面对上级的提问要坦率回答“yes or
no”,而不是说一大堆理由和借口。要明确目前的工作状况,再找解决问题的原因和对策。

6、遇到问题要先思考,提出经过自己论证的解决方案,再呈报给上级,而不是把问题摆在上司面前。没有一个上司会喜欢只看到问题,不能提出解决方案的员工,不然聘你来的目的是什么呢?

7、要把工作做出亮点,关键在于把事情做到超出对方的期望值。要真正理解对方的需求,对方没有要求的工作,即使费时间做了也不会受到好评。

c4:学习excel数据透视表。形成源数据表,与同事分享,大家可以使用此表生成各种汇总表,提升工作效率。

二,有效说服

为什么有的人演讲汇报总能引来阵阵掌声,让大家心悦诚服?而有的人讲话时,周围的人却昏昏欲睡?

后者听众的反应截然不同,至少说明两点:

  a.发言者讲话不足够吸引人。

  b.发言者讲的内容无法令人信服。

要想在吸引注意力的同时有效说服对方,可以运用结构思考力中的方法——自上而下,疑问回答式搭建金字塔结构(也被称为由上往下的自问自答),即根据主题预测问题,提前准备好答案,逐步搭建金字塔结构。具体可以分三步实施:

1.把有观点的结论作为主题,且主题必须根据目的来进行设定。比如目标是让老板认同项目改革,促进业绩提升,那么主题就应该是“改革创新,提升业绩”,而不应该是“改革成果汇报”,即不能是“为什么XXX”,应该是“XXX能产生XXX的好效果”,只有结论才能回答他人的疑问,只有结论才能引发下一个层级新的论证。

2.设想问题。分两小步:

 
 a.从对方的角度出发进行提问,站在对方的角度去自问自答。通过假装自己是听众的方式预测听到
      消息之后会关心什么问题。

十大正规网赌网址 ,   b.通过5W2H(what,why,when,where,who,how,how
much)或者2W1H(why,what,how)         确保问题被全面覆盖。

3.提前准备出答案。将对方可能关心的问题答案回答一遍并直接给出解决办法,以此打消对方的疑虑。

依照这种模式自上而下进行自问自答,因为内容是对方关心的问题,所以能保证有吸引力;因为对方关心的问题已经被解答过,因此答案有说服力。两者双管齐下便可以达到足够的说服效果。

除此之外,配合以往文章提到的“刻意练习”效果会更好。随时随地、有意识的不断练习讲话的模式:开会时可以想会前、会中、会后;周会、季度会、年度会,不断练习与积累直到遇到类似话题,自己能够自动输出语言表达框架为止,练习可以分阶段进行,第一阶段,用套路写邮件一个月,第二阶段,开会时用套路发言两个月,同时保持邮件练习,第三阶段,用套路进行一对一回答问题三个月。

对比句式:“过去……,目前……,将来……”,通过对比的方式讲述整个过程。

四、关于专业精神

商业社会里充满了竞争,职场里比拼的是价值、速度和专业度。谁能创造价值,谁能快速获得市场,谁更专业,谁就能获得商业上的成功。所以在职场中,一个成功的团队对每一个人的能力都提出了更高的要求。每个成员都要在这个团队中找到自己的定位和自身的价值。

无论是不是职场新人,每一个职场人士都应该认清自身的价值,发挥自己的优势和特长,在团队中创造价值,和团队一起成长。

c)自己首先掌握基础知识,进行学习,学习过程中遇到问题跟同事头脑风暴进行解决,有了成果形成文档,与同事分享。

在工作中,你是否碰到这种情况:每次轮到你发言的时候,总是感觉头脑一团糟,思考半天却无话可说?别急,我们先来看看小王给领导的汇报:

四、议论沟通、说明沟通和记叙沟通

三、关于资料制作技巧

作者在这部分介绍了职场办公窒最常使用到的三种资料制作技巧。

1、会议纪要。很多职场中的工作都需要通过开会来讨论问题,这就需要制作会议纪要,这也是职场新人成长的第一步。写会议纪要需要具备很好的问题概括能力,将会议上的讨论内容整理清楚,确保整个会议信息完整准确,条理清楚。要记录参会时间地点和人员,说明已决、未决和待确认事项,以及下次会议需准备事项等。

2、PPT制作。开会讨论说明方案最常用到PPT制作,能够快速制作出一个内容清晰、关外精美的PPT,可以让领导和同事对你刮目相看,也有助于工作的顺利开展。这就需要掌握一些快速制作PPT的快捷键和小技巧,在页面布局上要简洁清晰,每一页只说一个问题,把重要的问题集中在一点上。内容编排上要纲目清晰,观点和分析意见要明确,重点多用图表和数据来呈现。

3、主题报告。大部分的工作内容都需要围绕一个主题以书面材料的形式来呈现,材料就要说明问题,给出相应的分析对策。要对问题走出深入的研究,给出一个全面系统的分析,就需要通过主题阅读,通过搜索关键词,快速浏览主题相关材料,以问题为指引,从材料中找到自己需要的内容。

4、学会制作功能强大的EXCEL工作表。EXCEL是个强大的项目管理工具,把项目内容、责任人、进度、期限等内容汇聚到表格里,复杂的工作马上就变得清晰可见,一目了然。会看表,会做表,再复杂的工作也能处理的游刃有余,这可以说是职场管理人员的必备技能。

how:

三,结构化表达工具——SCQA架构

该架构是由金字塔原理作者提出,广泛适用于演讲汇报写作等多项领域。具体含义为:A
-answer  S-situation    Q-question    C-conflication
 ,该结构有ASC、CSA、QSCA多种变体。

比如,在向老板汇报销售激励制度,打算从提成制改为奖金制的时候,可采用:

1.开门见山式(ASC):答案-背景-冲突

 
a.老板,今天汇报的是关于把公司销售经理制度从提成制改为奖金制的提议。(直接抛出答案)

 
b.公司创始以来一直使用提成制。它是主流三大激励机制—提成、奖金、分红中的一种,适用于不
     同场景。(交待背景信息)

 
c.但在公司业务迅猛发展的这种背景下,造成了很多不公平。比如成熟市场与新市场的员工的对
       
 比,虽然有的员工拿到大笔提成,但总体来说公司仍在亏损。(交待冲突)

2.突出忧虑式—CSA冲突-背景-答案

这种方式关键在于强调冲突,引导听众的忧虑,激发对背景的关注和对答案的兴趣。

3.突出信心式—QSCA问题-背景-冲突-答案

按此顺序,可以强调主体在有矛盾的情况下面,仍准备作出改变,可以给听众以足够的信心。

不同的表达方式与排序会造成不同的效果,可以根据需要进行选择。

以上结构化思考与表达的一些干货技巧,也许有的伙伴会觉得它们记忆起来比较困难,其实大可不必,想掌握结构化思考与表达,我们需要在实践中运用,在实例中去加以理解,纸上得来终觉浅,现在开始动手动脑实践一下吧。

及时回应:工作职责内的事情能说明所有情况,消息及时回复,事情及时处理,“所谓靠谱的人,就是凡事有交代,件件有着落,事事有回音,时时能回音”。

二、关于思维方式

思维方式决定工作思路,当你对工作有一个合理的分析和清晰的思路,那么解决问题就会事半功倍,提高很多效率。思维方式是区分工作能力大小的重要方面,也是能否在职场中脱颖而出的重要因素。

1、要有结构化思维。工作之前要先思考工作的顺序。面对一项任务要先明确这个任务提出的背景和目的,再制定具体的工作目标,要明确质量要求,对工作项目做重要性和紧急性排序,理清先后顺序。这样才能确保工作清晰明确,有条不紊。

2、在分析问题的时候要会使用逻辑树来理清思路,分清事情涉及到哪些方面,找到清晰的解决路径。

3、提建议时要会运用“云、雨、伞”理论。也就是说要有发现问题、分析问题、提出对策三个方面,因为天空有云(发现问题),所以可能会下雨(分析预测),因为要下雨所以要带伞(提出解决对策)。这个理论就是一个完整的逻辑分析思路,用来对工作中的所有问题提出对策。不能只说对策,不说分析,也不能只谈感受,没有对策。

4、要运用假设性思考来提出解决方案。大胆假设,小心求证,提出合理的解决方案。方案不能只提一种,要考虑到多种情况下的应急预案。解决方案要根据“假设-检验-反馈”的模式及时做出调整。

5、在工作中要一定要有自己的视角。遇到问题不要拘泥于常规,而要多角度思考,透过信息看到问题的本质,提出自己的想法。

d)电话、工位、会议室

下面来详细看一看几位学习演讲大师关于这一话题的独家心得。我们分别从“有效说服、整合碎片信息、使用表达工具”三个方面展开。

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。套用表达句式能让你快速表达。汉语博大精深,你也可以总结自己的句式库并背诵和牢记。

《靠谱》这本书,可以当作一本较全面的职场人士培训指南。不仅可以给那些初出茅庐的职场小白提供很多“靠谱”的职场必备生存法则,也可以给很多在职场中摸爬滚打的人提供一些终身受用的“靠谱”指导。

本书作者曾在咨询公司工作,他发现即使投身到其他行业多年,在进入咨询行业第一年里掌握的工作技巧也仍然适用。也正是因为掌握了这些技巧,才能让他在其他行业中也游刃有余。因此,他采访了多位曾在咨询行业工作、现活跃于各行各业的前咨询师们,从沟通、思维方式、资料制作、职业化素养这
4 个方面,总结出了 30
个职场工作技巧。我想如果自己在初入职场的那两年就学习了这些技巧的话,可以少走些弯路,少一些迷茫和苦恼。

c2:其他同事遇到项目管理问题问询自己时;自己遇到问题求助于同事时。

3.「类」归类分组,类别之间彼此不交叉,不重复

为了沟通本身和高效工作,总结了原则。仅针对职场工作沟通的场景,无关日常人际交往和形象展示;人际交往中时常有善意的谎言,形象展示会适当美化个人、公司、项目,而这与职场工作是不符的。

what:

结合此原理,要做到结构化思考,需要把握四大原则“论、证、类、比”。

领导注重结论,我们常会陷入详细描述过程的泥潭,所以要先把结果放到沟通的第一位;之后再描述细节;最后询问领导意见,是否同意这么做、意见如何。

a)与领导偶遇、正式汇报会议。

1.「论」结论先行,先说完结果,再说过程

邮件:邮件是职场中严肃而正式的沟通方式。用于记录沟通结果、宣贯日常事务、向同事和领导汇报工作。

d)针对不同性格类型沟通方式方法是不同的。这里看来还要好好参透六子老师的性格色彩,接触后先判定这位同事是什么颜色性格,然后对照每种性格的优缺点投其所好,看他是喜欢直接解决的方式,还是换一种婉转表达对于他来讲接受我们部门的建议成功概率更高。同时,沟通前要站在对方的角度上去思考问题,我们属于专业间的服务部门,我们提供怎样的应用模块、应用接口会实质上提高他们的工作效率,如何针对他们的痛点去介绍已开发接口或已升级软件功能。

一,整合碎片信息

对于工作生活中的大量碎片化信息,如果想要把它们整合成观点,需要进行总结归纳,具体的操作步骤如下:

1.收集与主题相关的信息。

2.对信息进行分类,分类既可以自主分类,也可以调用前人的著名思考模型,比如SWOT模型、PEST模型、波特五力模型、营销4P、WOOP法则、4P决策、GROW模型等。

3.对各类别的信息进行总结与概括,把零碎的要点概括成结论。

这样整理下来的每一个结论都有对应的信息作为支撑,得到的观点也就有理有据,具有充足的说服力。

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。附:MECE法则

这是《金字塔原理》的作者提出的一个思考分类的工具,意思是相互独立,完全穷尽,也常被称为不重叠,不遗漏。

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。运用该法则时,有三个要点需要注意:

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。1.谨记分解目的。将整层结构分解成要素时,要牢记分解目的,依照目的来找到最佳的分解角度。

2.避免类别之间层次混淆。

3.可借鉴或引用已有的经典模型。

议论沟通:为了论证观点、发表意见,在职场中最重要的沟通方式。围绕中心论点的阐述,论证方法有举例论证、道理论证、对比论证、比喻论证;职场中的议论沟通包含令一种论证方法——数据论证,最重要的论证方法,没有之一。

d)部门间会议

领导,我刚才和几位主管沟通了开会的事情,大体情况是这样的:王经理明天下午4点钟无法参加会议,其他时间都可以。王主管需要明天很晚才能回来,预计他后天上午才可以参加会议,不过会议室明天还在装修,需要等到星期五才能使用。所以我们把时间定在周五上午11点钟,可能更加合适,但是这样杨经理就没法参会了,他下午3点才能回到会场。

技巧:头脑风暴是为了碰撞思想的火花,贡献集体智慧。组织者调动积极性,引导参与者发挥想象充分发言;参与者应积极贡献观点,切忌批判观点。

b)汇报频率根据各项工作内容、所遇到问题而定,随时汇报,工作结束复盘整个项目,进行总结。

4.「比」恰当分组,小组之间必须存在一定的逻辑关系

对话:能当面沟通的条件下使用。时效性最强,触达最快,面对面交流能感知到沟通对象的说话语气、身体语言,接受除沟通内容本身的额外情感信息。但是没有记录沟通内容的,如需记录交谈结论,可以通过钉钉或邮件记录,避免日后纠纷;

(3~5分钟):可汇报到第三级解释层级。

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。2.「证」以下证上,下面的数据必须证明上面的观点

一、明确沟通的目的很重要

f)牵扯到多方合作的工作内容需要掌握谈判技巧来为自己公司争取利益。

看完这个汇报,请问你们作何感想?没错,一个字——乱。小王汇报了很多信息,但听的人完全是一头雾水,杂乱无章的信息堆砌对于他人来说不具备任何说服力,必须要有一定的结构,人的大脑才能够有效的接收,这与演讲者本身的能力息息相关,这项能力就是结构化思考与表达的能力。

不同的场景秉持的态度、技巧不同,建立通用的沟通模型,套用模型减少差错,确保沟通顺利进行。

why:

  1. 从信息输出媒介区分

a)部门领导

及时汇报遇到的问题、关键节点和需要的资源,不要领导问了才汇报。越级汇报是职场大忌,永远先和自己的顶头上司汇报,不搞办公室政治。

c3:共同学习PML编程;

说明沟通:解说和阐释客观事物,项目说明书。说明方法:
举例子打比方下定义画图表作诠释作比较摹状貌引用说明分类别列数字 引用

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。做到即便领导没有时间详看内容也可了解项目情况

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。通俗原则:也许专业词汇很高大上,能展示专业性,但没什么比听众听懂更重要。

b)可利用SCQA模型。说明工作进展到什么阶段,遇到怎样的阻碍进行不下去了,问题在哪里,解决方案是什么。

三、建立不同场景的沟通模型

c)

用文章式的遣词造句和口语化沟通说再见,高中语文有议论文、说明文和记叙文,同样可应用在工作的口语沟通中。

模型是个好东西,今早补课昨天的五维阅读课六子老师说5W2H是通用模型,今天拿它来练练手,工作方向清晰了不少,部分内容再思考后今后继续完善。

先沟通再输出方案是头脑风暴,先输出方案再沟通是组织会议。

f)其他单位合作方

十大正规网赌网址主编课堂《靠谱》书评。沟通前想清楚你的问题是什么,将工作内容描述清楚,工作中常见的沟通的内容如下:

b)中层领导

模型:询问工作进度+确认完成时间

d)其他部门同事

记叙沟通:记叙事物发展的经过。沟通顺序有时间顺序、空间顺序、逻辑顺序;手法有叙述、描写、议论、抒情、说明。

c)分享的过程就是学之后习的过程,知识不能只能停留在知道的层面,自己学会后,可以分享输出,表达清楚,并且切实可以提升一个部门的工作效率,价值感应该会飙升吧,这样的自己应该也会成为部门里人缘还可以的人。

技巧:会议前准备好会议材料、和同事确认会议时间并发送会议邀请;.会议中说明会议背景、总结结论;会议后输出会议纪要并邮件发送、抄送给相关同事和领导。

a2)制作汇报ppt(可通过六子简书+买书练习习得)

技巧:作为项目经理或者负责人,要跟进同一项目里所有参与人的工作进度,及时沟通推进工作。

f)我司或其他公司会议室

模型:汇报结果 +描述细节+询问意见

f)看书、看影视剧学习。

坦诚原则:依照事实说明,对真相负责,既不逃避、也不掩盖。

f)读书262法则(20%普及基础知识+20%经典书籍精读+60%相关书籍填补内容,完善谈判技巧方面知识框架)

  1. 从信息传递媒介区分

a)如何在一项工作完成后高效汇报工作(工具:ppt的制作要习得)

电话:身处异地、没有当面沟通的条件,但需要说清楚的紧急情况下使用。能感知沟通对象的说话语气,并通过录音记录沟通内容;

e2)需要合作开发接口

分点和递进句式:“首先、其次、最后”,“第一、第二、第三…”分点说明,显得自己的说话直击要点、逻辑流畅。

d)大幅度提升工作效率

讲话:一般情况下,人讲话的语速为160~180字/分钟;情绪激动的情况下,人讲话的语速可达250~300字/分钟;

a)一项工作结束。

技巧:汇报中会出现以下三种情况,只描述过程;先说过程,再说结论;先说结论,再说过程。

b)中层领导是直接给自己派发任务的人,他们希望了解一项工作的每一个节点进程,在完成任务过程中是否遇到问题,该如何解决,是否已解决,是否按照时间进度解决。

文字:而熟练打字的白领,用键盘打字速度为50~70字/分钟;手机的屏幕小,操作不方便,打字速度小于50~70字/分钟。

多使用图表等

模型:组织会议+自由表达+总结陈词

c3:有接口开发需求时。

作为项目成员,询问同事所负责事项的进度,同事协作流程有先后顺序,程游上流同事延期交付工作成果后,流程下游同事加班加点赶进度,要么整个项目延期。

b)渐进式汇报工作

五、沟通的技巧和原则

c)电话、工位、午饭闲聊等

技巧:要遵循的守则、重大工作成果、例如人事部要求请假走审批,产品部要求按模板提需求。

e)公司会议室、电话、email、软件公司

就事论事原则:沉着冷静,就事论事,不要人生攻击。

(1分钟):可汇报到第二级观点层级。

讲话和文字内容相同,速度有别。所以当选择文字沟通应避免口语化,不要想说什么就写什么,用足够的时间将信息整合凝练,否则同样的口语讲话要用3倍的速度输出。

切忌繁复文字赘述

人们日常对话内容五花八门,可工作常见的内容寥寥数个。传递核心关键信息,让每次沟通变成关键的对话。

a)汇报时视场合及时间而定汇报到自己结构中的哪个层级。

传递核心信息的关键对话

b)偶遇or工位

模型:宣贯材料+ 引导语

e)明确并清晰表达自己需求及遇到问题

模型:准备材料+通知会议+组织会议+会议纪要

e)软件商

明确原则:不能做果断拒绝,不确认说试试。人际交流会用岔开话题等方式委婉地拒绝,职场需要明确和肯定的拒绝;否则拒绝对象认为同意了,而拒绝的人认为自己拒绝,当出现工作事故、领导问责时互相扯皮,那就是哑巴吃黄连,有苦说不出。不清楚的事持否定态度,可以这样说“不肯定,需要和相关人员确认后才能回复”;

b)工作过程中每一个节点、遇到问题第一时间汇报(如果自己已思考出解决方案,直接拿着plan
A、B、C去让他做选择,他一定高兴cry)、解决完问题及时汇报,边处理问题边形成问题处理文档,供其他同事参考。

到此,以结论来决定具体事件如何开展,不能随便更改和推翻。如果有同事对会议结论有异议,要么强势要求该同事以会议结论开展工作,要么重新组织会议。

d)同样的一件事情,不同的人去沟通就会得到不同的结果。比如想让专业认同我们最新研发的接口,如果对一个黄色性格的同事磨磨叽叽说了半天,估计他得烦透了,也不会觉得这接口怎么样,啰啰嗦嗦到不了点上。

在实际工作中不同的职业有不同的沟通内容,总结本职位的沟通内容能帮助自己更好地进行表达。甚至从职场沟通拓展至业务谈判,更好地说服和影响同事或合作伙伴。

c)

记录沟通结论原则:用邮件、社交工具记录结论,告知相关人员

f)开多方会议时

社交工具:钉钉作为移动办公平台,是企业常见的沟通协作工具;

e)根据需求而定时间、周期;若是解决问题,最多两天之内收到回复。

Who:

how much:

f)谈判技巧

在电梯中(30s):汇报结论即可。

d)学习如何更好沟通。

a)避免做的工作向领导汇报时说了一大堆,领导问了一堆“然后呢?”,到最后零零散散一大堆信息,还需要领导自己去整理,每一个有高度的领导一定都喜欢帮助他节省时间的人。

c4:工作空窗期,先自学。


c1:工作中遇到问题时,随时补充。

c)本部门同事

e1)遇到自己及同事们无法处理的问题;

where:

when:

每一页标题就是一个观点主题

c2:分享PDMS系统管理员知识;

a1)用结构化,论证类比。将自己的工作画一个结构化整体框架,结论先行,以上统下,归类分组(MECE:相互独立、完全穷尽),逻辑递进。注意:每一层文字都应是观点式描述,直接切中要点。

c)每一种可以提高彼此工作效率的方法、增补彼此对工作知识认知的内容都值得分享。

c1:编写问题处理文档供大家补充参考;

心得:

e)软件商了解我们的需求,形成需求说明后,形成流程图,双方开会协商不确定内容,达成共识,确定节点时间,消化验收。

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